Az egyes árufajtákhoz, vagy leltározási módszertanokhoz rögzíteni szükséges adatok jelentősen eltérhetnek. Ennek tekintetében, igencsak nem mindegy, hogy milyen üres rubrikák állnak a leltározó kezében lévő ztosítandó dokumentumok:Leltárhelyazonosító"Minden tárhelyen van" jegyzőkönyvElőszámolási jegyLeltárba felvételét igazoló dokumentumLeltárfelvételi ívTerv-tény listaKorrekciós lapLeltárfelvételi összesítőLeltárhely azonosítóAzon dokumentumról van szó, mely egyértelműen kijelöl egy leltározási egységet a mennyiségi felvételre kijelölt területen. Ez a dokumentum lehet A/4-es méretű, hogy a fontosabb információk jobban láthatóak legyenek, de manapság a költséghatékonyság érdekében egészen mini címkéket is használnak. A lényeg, hogy egyértelmű, és egyedi azonosítóval lássunk el egy adott területet minimális információ-tartalommal mert, ahogy az idézet mondja"Nem akkor alkottál tökéleteset, ha már nem tudsz mit hozzátenni, hanem ha már nem tudsz mit elvenni belőle. "Antoine de Saint-ExupéryAz egyedi leltárhely azonosítón célszerű feltüntetni az alábbiakat:egyedi azonosító (számmal és/vagy betűvel)egyedi azonosítót tartalmazó vonalkódtárhely megnevezésetárhely lokációja (a kihelyezés során nyújt segítséget)az adott tárhelyen elvégzendő folyamatok állapotjelzésére definiált helye(ke)t (leltárfelvételi módszertan függő, lehet például: számolva, rögzítve, ellenőrizve)"Minden tárhelyen van" jegyzőkönyvEzzel a jegyzőkönyvvel tudjuk biztosítani azt, hogy a kijelölt leltárterületen minden termék leltárhelyen van, így biztosított a leltárfelvétel teljeskörűsége.
− A leltározást megelőzően gondoskodni kell a csökkent értékű készletek leértékeléséről, illetve a selejtezés végrehajtásáról. − Az idegen tulajdonú készletek elkülönített tárolásáról gondoskodni kell. − Gondoskodni kell a raktári új és használt készletek elkülönítéséről, mivel a mérlegbe csak a raktári új készletek tényleges állománya állítható be. - A leltározás alaki, tartalmi és technikai feltételeinek biztosítása Minden leltár alkalmával szabályosan kiállított, megfelelő tartalmú jegyzőkönyvet kell készíteni. A leltározás megkezdésekor és befejezésekor jegyzőkönyvet kell felvenni. (Jegyzőkönyv mintát az 5. és 6. számú melléklet tartalmazza. ) A leltárfelvételi bizonylatokat az abban foglalt adatok helyességének igazolása céljából a leltározók, a leltározási körzetfelelős és a leltárellenőrnek alá kell írni. 5. A leltározás végrehajtása a) Mennyiségi felvétel során: 12 a. /Meg kell állapítani (méréssel, számlálással, stb. ) a leltározott eszközök mennyiségét, b. /A leltározás teljességének biztosítása érdekében: a kettős felvétel vagy a kihagyás elkerüléséért - a leltározott eszközöket meg kell jelölni.
14. § (5) bekezdésében rögzített kötelezettség, annak előírásai alapján készült. Az Sztv. 69. §-ának (1) bekezdése alapján a vállalkozásnak a könyvek év végi zárásához, az éves, illetve egyszerűsített éves beszámoló elkészítéséhez, a könyvviteli mérleg tételeinek alátámasztásához olyan leltárt kell összeállítania és az Sztv. előírásai szerint megőriznie, amely tételesen, ellenőrizhető módon tartalmazza a könyvviteli mérleg fordulónapján meglévő eszközöket és forrásokat mennyiségben és értékben. Az üzleti évről, december 31-ei fordulónappal készített könyvviteli mérlegben kimutatott eszközöket és forrásokat - ideértve az aktív és passzív pénzügyi elszámolásokat is – a vállalkozásnak minden évben leltároznia kell. Elegendő a számviteli szabályok szerint elvárt leltározást kétévenként végrehajtani, ha a tulajdon védelme megfelelően biztosított és ellenőrzött, valamint az eszközökről és az azok állományában bekövetkezett változásokról folyamatosan részletező nyilvántartást vezet mennyiségben és értékben.
A leltározás a polgármesteri hivatal kezelésében lévő valamennyi vagyontárgyra kiterjed. A leltározást a következő leltározási körzetekben és időpontokban kell elvégezni a körzeti leltárfelelősök közreműködésével.
A leltározási tevékenység kiterjed az vállalkozás birtokában lévő idegen eszközökre is. 3) Leltározási tevékenység: a leltár adatainak a nyilvántartásokkal történő egyeztetése, a megállapított eltérések okainak (hiányok és többletek) vizsgálata, a felelősség megállapítása, valamint a leltáreltérések megszüntetése érdekében tett, illetve előírt intézkedés. 4) Kiegészítő leltár: a leltározás alapján készített kimutatás, amely azokat az eszközöket és forrásokat tartalmazza, amelyek a könyvviteli mérlegben nem szerepelnek. A kiegészítő leltár magába foglalja a leltározás eredményeként megállapított munkahelyen használatba lévő és csak mennyiségben nyilvántartott kis értékű tárgyi eszközöket, kis értékű szellemi termékek és kis értékű vagyoni értékű jogok állományát. 5) Leltározási és leltárkészítési kötelezettség: az vállalkozás valamennyi eszközére és forrására kiterjed, függetlenül attól, hogy a mérlegben értékkel szerepelnek-e vagy sem. A mérlegben értékben nem szereplő eszközök leltározása a tulajdon védelme és az elszámoltatás lehetőségének biztosítása érdekében szükséges.