A mérlegelési jogkör alól kivételt jelentenek a büntetőeljárás megindítására okot adó cselekmények, mivel azok vonatkozásában az eljárás megindítása kötelező, valamint a kiemelt jelentőségű szabálytalanságok, mert ott nem csökkenthető a kártérítési kötelezettség. A Hivatal jegyzőjének mérlegelési jogkörébe tartozó jogkövetkezmények: kártérítési eljárás, szabálysértési eljárás, pénzbeli juttatások további felfüggesztése – ha a Hivatal belső szabályzatai (pl. pénzbeli jutalmazás tárgyában) másként nem rendelkeznek. A Hivatal jegyzőjének feladata a szabálytalansággal kapcsolatos eljárás (intézkedés) nyomon követése során A Hivatal jegyzője köteles nyomon követni az elrendelt vizsgálatokat, a meghozott döntéseket, illetve a megindított eljárások helyzetét, illetve figyelemmel kísérni az általa és a vizsgálatok során készített javaslatok végrehajtását. A feltárt szabálytalanság típusa alapján be kell azonosítania a további "szabálytalanság-lehetőségeket" (pl. hasonló rendszerek, projektek, témák, kockázatok meghatározása), továbbá információt kell szolgáltatnia a belső ellenőrzés számára, elősegítve annak a folyamatban lévő ellenőrzéseit, valamint a belső kontrollkörnyezetre és a vezetési folyamatokat érintő eseményekre való nagyobb rálátást.
A Hivatal jegyzője munkaköri leírásban jelöli ki a Hivatal szabálytalansági felelősét, aki lehetőség szerint vezető beosztású munkatárs kell, hogy legyen. 2 A szabálytalanságkezelési eljárás Az eljárásrend kialakításakor alapvető követelmény az, hogy a Hivatal minden irodájának vezetője felelős a feladatkörébe tartozó szakterületen észlelt szakmai és gazdálkodási szabálytalanságok megelőzéséért, feltárásáért, nyomon követéséért, dokumentálásáért, a felelősségre vonásért, valamint a hiányosságok megszüntetésével kapcsolatos intézkedések kezdeményezéséért és megvalósításuk ellenőrzéséért. a) A szabálytalanságok észlelése A szabálytalanságok észlelése a Hivatal belső kontrollrendszerében, és azon belül is főleg a folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés rendszerben történhet a munkatárs és a vezető részéről egyaránt. Ezen kívül az észlelés származhat a mind belső, mind a külső ellenőrzéstől, valamint egyéb külső személytől is. A szabálytalanság gyanújának Hivatalon belüli észlelése esetén a szabálytalanság gyanúját alátámasztó adatok, bizonylatok, információk csatolása a tájékoztatás kötelező eleme.
14. A gazdálkodás általános vitelénél az államháztartásról szóló 2011. törvény alapján, valamint az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. rendelet szerint kell eljárni. 15. A Hivatal gazdálkodási tevékenységének megvalósítása során, a költségvetés alapján, az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 249/2000. 24. rendelet előírásait kell alkalmazni. IV. A Polgármesteri Hivatal szervezeti felépítése 16. A hivatal engedélyezett létszáma: 62 fő. 17. A hivatal belső szervezeti egységei nem jogi személyek. 18. A hivatal az alábbi belső szervezeti egységekre tagolódik: Műszaki Iroda Önkormányzati Iroda Pénzügyi Iroda gazdasági szervezet A szervezeti egységbe nem tagozódó munkakörök: főépítész, politikai főtanácsadó, kommunikációs referens, mezőőri szolgálat. A Hivatalban foglalkoztatott felsőfokú iskolai végzettségű köztisztviselőknek adományozható szakmai tanácsadói, szakmai főtanácsadói címek száma együttesen öt.